Naléhavě označený fax - dejte ho šéfovi rychleji, e-maily, které naplnily krabici, se mají rozebrat, hromada dopisů a pár balíků donesených poštovcem musí být naléhavě „rozptýleny“po odděleních a zaměstnanec napsal žádost o dovolenou. Zde máte jak reklamy, tak důležité účetní dokumenty. Práce sekretářky je obtížná! Stojí za to ztratit jeden „kus papíru“, protože se ukazuje, že na tom závisí osud organizace a vaší kariéry. Abyste vždy mohli najít ten či onen dokument, musíte být schopni správně zaregistrovat korespondenci.
Nezbytné
- Registr příchozí korespondence,
- protokol odchozí pošty,
- notebooky o objemu 96 listů,
- organizační formy,
- složky.
Instrukce
Krok 1
Musíte zaregistrovat veškerou příchozí a odchozí korespondenci, navíc v den přijetí nebo odeslání. Korespondence všech typů podléhá registraci: poštovní zásilky, e-maily, faxy, doručované osobně do rukou zprávy. Důležité e-maily (příchozí a odchozí) by se měly tisknout a protokolovat stejným způsobem jako jiné typy korespondence. Kromě toho je nutné zaregistrovat interní korespondenci: poznámky, servisní poznámky, vysvětlivky, prohlášení, stížnosti.
Krok 2
Aby bylo možné registrovat korespondenci, uchovávejte speciální registrační protokoly. V závislosti na objemu korespondence konkrétního typu můžete vytvářet obecné deníky příchozí a odchozí korespondence nebo je dále rozdělit podle typu. Například si vytvořte deník pro záznam příchozích a odchozích e-mailů. Bez ohledu na objem korespondence je vhodné vytvořit samostatný deník pro registraci příchozích a odchozích faxů.
Krok 3
Pokud nemáte speciální deník registrace korespondence vytištěný v tiskárně, vezměte si obyčejný zápisník a rozložte ho. V protokolu příchozích dopisů uveďte číslo zprávy, datum přijetí a typ korespondence, pokud máte společný protokol pro všechny typy zpráv, od elektronických po faxové. V samostatném sloupci stručně popište obsah dopisu. Do dalšího sloupce napište usnesení hlavy a jméno osoby, které byl dopis předán k provedení. V praxi, pokud problém řídí konkrétní osoba, mnoho dopisů se nedostane k manažerovi, ale okamžitě se předá umělci, takže byste tento sloupec neměli zvětšovat. Doporučuje se ponechat místo pro podpis pod příjmením umělce nebo vedle něj, což znamená, že obdržel dokument. Pokud vedoucí pověřil tajemníka, aby kontroloval „provádění“dokumentu, pak se do samostatného sloupce vloží poznámka o kontrole červeným inkoustem (písmeno „K“nebo slovo „kontrola“). Po dokončení provedení příkazu souvisejícího s tímto dokumentem označte provedení a převod dopisu „do případu“(uveďte číslo případu a datum jeho vytvoření).
Krok 4
Registr korespondence je také potřebný pro všechny odchozí zprávy. V protokolu odchozích dopisů je méně sloupců než v protokolu příchozí korespondence. Stejně jako v registru příchozích dopisů vytvořte v registru odchozích dopisů sloupec s pořadovým číslem dopisu, sloupec s datem, pouze odeslání, s typem odesílané korespondence (je-li to nutné), se shrnutím zprávy, příjmením původce dokumentu (dopisu) a také sloupcem s číslem případu, kam byla kopie zprávy podána.
Krok 5
Zvláštní cestou byste měli zaregistrovat korespondenci, kterou zasíláte poštou. Registrace dopisů zasílaných poštou se provádí na hlavičkovém papíře organizace. Je lepší odeslat maximálně 7–10 dopisů najednou. Ručně nebo na počítači na formuláři napište datum odeslání, níže u každého dopisu zaslaného poštou uveďte pořadové číslo záznamu, název organizace, její umístění (můžete zadat pouze město nebo kraj). Ponechte trochu místa vpravo. Zde po obdržení šeku v e-mailu musíte z něj zadat poštovní čísla (obvykle 6–8 číslic). Pod název organizace pro každou zásilku napište čísla a data odesílaných dokumentů nebo další podrobnosti, které jim umožní identifikaci. Na poště je tento seznam ověřen poštovním razítkem. Můžete jej uložit do samostatné složky nebo do složky, kde jsou uloženy odchozí zprávy.
Krok 6
K záznamu každého typu interní korespondence je nutný samostatný deník. V každém deníku uveďte číslo dokumentu, jeho datum, příjmení původce, shrnutí, rozlišení hlavy, příjmení exekutora, kontrolní značku a číslo případu.
