Činnost jakéhokoli podniku nebo organizace bez ohledu na formu vlastnictví je nemožná bez správy dokumentů, která je ve skutečnosti potvrzením této činnosti. Sjednocení oběhu dokumentů proběhlo v 79. letech minulého století, ale tehdy vytvořené standardy, s drobnými změnami a dodatky, platí dodnes.
Instrukce
Krok 1
Jednotný systém správy dokumentů potřebný k podpoře činností organizace zahrnuje tři typy dokumentů:
- organizační;
- správní;
- informace a reference.
Druhý typ dokumentů je pomocný ve vztahu k prvním dvěma a na rozdíl od nich není pro provedení povinný. Obsahují veškeré speciální servisní informace nezbytné jak pro rozhodování manažerů, tak pro jejich správné pochopení a implementaci.
Krok 2
Mezi referenční dokumenty patří: obchodní zpravodaje; telegramy a telefonní zprávy; servis, zpráva a vysvětlivky; souhrny, recenze a informační zprávy, akty. Obsah těchto dokumentů lze zohlednit nebo vyvolat akci pouze na základě těchto informací. Toto je důležitá součást pracovního postupu, bez které není možné organizovat žádný výrobní proces.
Krok 3
Mluvíme-li o určitých typech informací a referenčních dokumentech, většinou jimi jsou informační dopisy, ve kterých autoři upozorňují respondenta na některá fakta, informace o zboží, nadcházejících událostech nebo činnostech. Mohou být jak proaktivní, tak i ty, které jsou psány ve formě zprávy o implementaci přidělených úkolů od nadřazených organizací s nejvyšší úrovní řízení. Vlastní motivované prodejní dopisy odkazují také na informace a referenční dokumenty.
Krok 4
Souhrn, přehled nebo informační poznámka - dokumenty obsahující popis některých stejných typů faktů, věcí nebo událostí, ve kterých může být stručné shrnutí, ale tento požadavek není povinný. Běžná osvědčení lze připravit na žádost zúčastněných stran nebo jednotlivců a slouží jako doklad potvrzující jakoukoli skutečnost. Jedná se například o potvrzení o platu, složení rodiny, pracovišti nebo studiu atd.
Krok 5
Servisní poznámky se obvykle používají jako výměna informací mezi odděleními, která nejsou přímo závislá na výrobě. Zprávy jsou psány přímému nadřízenému za účelem informování o skutečnostech, které ve službě potřebuje vědět. Vysvětlující prohlášení se používají v případech porušení pracovní kázně, jsou psána samotnými porušovateli za účelem vysvětlení jejich jednání. Akty potvrzující konkrétní skutečnost jsou sepsány společně a podepsány nejméně 3 účastníky kontroly nebo akce.
