Existují časté případy, kdy je na žádost organizací třetích stran, současných nebo bývalých zaměstnanců podniku a dalších občanů nutné vypracovat výpis z hlavního dokumentu určený pro interní použití, který obsahuje informace důvěrné povahy. Na přípravu těchto dokumentů existují zvláštní požadavky.
Instrukce
Krok 1
Vezměte originál originálního dokumentu a vyberte fragmenty, které chcete zkopírovat a přenést do výpisu. Hlavním požadavkem pro vypracování výpisu je přesná citace. Pro tyto dokumenty neexistuje žádná zvláštní forma, zde se řiďte obecnými pravidly pro kancelářské práce, kterými se řídí provádění obchodní dokumentace. Mnohem důležitější je obsah výpisu, který by měl být složen z bloků povinných informací.
Krok 2
Nejprve umístěte název dokumentu do středu horní části listu „stručně téma, podstata dokumentu. Dále vyberte a zkopírujte část hlavního dokumentu, která obsahuje počáteční podrobnosti (název společnosti, datum a místo konání akce, počet účastníků atd.). Výpisy doplňte umístěním fragmentu textu týkajícího se přímo kladené otázky (bod z programu schůze atd.) s uvedením jeho pořadového čísla podle k ustanovení v původním dokumentu.
Krok 3
Nyní najděte a zkopírujte text popisující průběh diskuse o tomto problému (pokud existuje) a rozhodnutí o něm. Vložte citát do výpisu a nezapomeňte do něj zahrnout číslování z hlavního dokumentu. Sem vložte jména, iniciály a pozice odpovědných osob, které podepsaly originál.
Krok 4
Ověřte hotový výpis od osob oprávněných k provádění těchto akcí. Nejčastěji je to sekretář organizace nebo personální pracovník. Zde bude extrakt zkontrolován oproti původnímu dokumentu na přesnou shodu. Na závěr musí prohlášení obsahovat slovo „True“, musí být napsán podpis (s dekódováním v závorkách) odpovědné osoby, musí být uvedeno její postavení, datum a čas certifikace dokumentu.
