Prošlé dokumenty uložené v archivu podléhají zničení, které probíhá v několika fázích. Nejprve se vyberou dokumenty, vytvoří se provize, vypracuje se akt a na drtičích dojde k přímému zničení.
Nezbytné
- - akt zničení;
- - akt zničení;
- - skartovač (skartovací stroj).
Instrukce
Krok 1
Všechny archivní dokumenty podléhají každoroční revizi, aby bylo možné je vybrat ke zničení. Díky tomu je možné včas uvolnit místo pro nové dokumenty přijaté od podniků k archivaci.
Krok 2
Vyberte dokumenty ke zničení. Převážná část archivních dokumentů se uchovává 75 let. Výběr dokumentů provádějí pracovníci archivu.
Krok 3
Poté, co provedete výběr dokumentů, seřiďte akt zničení. Zákon je úplný soupis dokumentů, které mají být zničeny. Je nutné uvést pořadové číslo každého dokumentu, popis. Před každým dokumentem uveďte číslo článku nebo regulačního dokumentu, na jehož základě je proveden odpis. Řiďte se seznamem typických dokumentů.
Krok 4
Pamatujte, že seznam nemusí obsahovat název všech dokumentů, které mají být odepsány, takže archivář musí samostatně rozhodnout, ke kterému článku nebo standardnímu ustanovení konkrétní dokument patří.
Krok 5
Akt zničení musí být vypracován v souladu s přílohou č. 4 „O základních pravidlech pro provozování archivů“pro rok 2002. Vyplněný dokument musí být podepsán všemi členy vytvořené komise a oprávněným zástupcem správy archivu.
Krok 6
K provedenému úkonu připojte další úkon, ve kterém je uveden celkový počet dokumentů, které mají být zničeny, a jejich celková váha. Nezapomeňte, že první akt bez druhého je považován za neplatný. A pokud během kontroly dojde k takovému porušení, může být odpovědnému zástupci vašeho archivu uložena správní pokuta.
Krok 7
Přímé zničení můžete svěřit specializované organizaci, která poskytuje masové služby tohoto druhu a má průmyslové drtiče, nebo můžete zničení provést sami, pokud má vaše organizace vlastní drtič.
