Přes rostoucí šíření správy elektronických dokumentů a komunikace mezi podniky prostřednictvím e-mailu neztratila obchodní korespondence svůj význam. Více než 80% obchodních dopisů je vytištěno na papíře a zasláno poštou nebo mezirezortní expedicí. Jak správně napsat dopis, aby dosáhl svého cíle, a aby jej adresát neposlal do koše?
Instrukce
Krok 1
Když začnete psát obchodní dopis, vezměte si obchodní hlavičkový papír. Jeho formát je zpravidla definován v pokynech pro kancelářskou práci, vytištěných na papíře A4. Pokud se bude tisk provádět na hotový hlavičkový papír, dbejte na dostatečné odsazení nahoře (pro přizpůsobení detailům společnosti). Ponechte okraj vlevo - 30 mm, vpravo a dole - 20 mm (menší, ale ne méně než 15 mm).
Krok 2
Při výběru formuláře rozhodněte o umístění podrobností (úhlové nebo podélné). Pokud se váš dopis týká výrobních a finančních aktivit, obsahuje informace, nabídku ke spolupráci, je adresován soukromé osobě - je lepší použít úhlové uspořádání podrobností (v levém horním rohu listu).
Podrobnosti adresáta jsou vytištěny v levé horní části dopisu. U právnické osoby se jedná o název organizace (v nominativním případě), pozice osoby, které je dopis určen (v dativním případě). Například JSC „PavlovskGranit“, vedoucí obchodního oddělení Ivanov I. I.
Pokud je dopis zaslán do hlavy, lze název podniku vynechat, protože je součástí názvu pozice (například „ředitel JSC PavlovskGranit“Sidorov EE).
Krok 3
Blahopřejný dopis, pozvánka bude vypadat lépe na hlavičkovém papíru s podélným uspořádáním detailů. V záhlaví takového dopisu je minimálním počtem údajů erb nebo znak, název podniku, zkrácený název (pouze pokud je zakotven v listině nebo jiném řídícím dokumentu), datum a číslo. Adresa, telefonní čísla, e-mailová adresa organizace jsou umístěny v zápatí. Obsah takového dopisu je vhodné umístit na jeden list.
Krok 4
Nyní začněte psát samotný dopis. Název dokumentu (Letter) není nutné tisknout. Vyberte písmo podle vašeho výběru, pokud není uvedeno v pokynech pro kancelářskou práci. Nejčastěji používaným písmem je Times New Roman, velikost 12-14.
Krok 5
Pokud je určen pro konkrétní osobu, kontaktujte ji přímo („Milý Nikolai Ivanovič!“) A pouze „vám“. Pokud ne, přejděte přímo k textu. Pokud je písmeno krátké, změňte řádkování na 1, 5.
Obsah by měl být jasný a jasně vyjadřující, co chcete od adresáta.
Krok 6
Na konci uveďte pozici vedoucího, který podepsal dopis, celé jméno (před příjmení vložte iniciály, například V. I. Petrov). Níže jsou uvedeny vaše souřadnice jako umělce - příjmení, jméno, příjmení, telefonní číslo.
