Činnost jakékoli organizace zahrnuje práci s dokumenty. Některé z nich postupem času ztrácejí na důležitosti a nejsou v práci využívány. Aby se zbavili zbytečných papírů, jsou obvykle zničeny. Zničení dokumentů musí být provedeno v přísném souladu s pravidly stanovenými pro kancelářskou práci.
Nezbytné
- - akt zničení;
- - technické prostředky pro zničení dokumentů.
Instrukce
Krok 1
Podívejte se na postup při ničení dokumentů. Vztahuje se na papírové dokumenty i na dokumenty vyhotovené v elektronické podobě. Dokumenty, které ztratily svou praktickou hodnotu a jejichž doba skladování vypršela, jsou obvykle zničeny. To platí především pro personální a účetní dokumenty.
Krok 2
Proveďte prověření hodnoty dokumentů. Výsledkem by měl být zákon o přidělování a přípravě na zničení těch papírů, které již nejsou předmětem skladování. Doba uchování dokumentů je určena aktuální nomenklaturou souborů vaší organizace. V některých případech jsou podmínky specifikovány podle federálních zákonů, vládních nařízení, resortních nebo standardních seznamů dokumentů.
Krok 3
Vypracujte zákon o zničení dokumentů a před každou skupinu nadpisů vložte název strukturální jednotky. Zadejte do zákona podobné případy pod jednou obecnou hlavičkou s uvedením celkového počtu případů. Zákon musí být podepsán zaměstnancem organizace, který se podílel na zkoumání hodnoty dokumentů. Poté je zákon schválen hlavou.
Krok 4
Vyberte případy zničení pomocí zobrazení stránky. To vám umožní nezmeškat nezbytný dokument, který se náhodou dostal do souboru. Pokud jsou nějaké materiály v úložišti delší dobu, lze je selektivně posouvat, aby se určila relevance dokumentů.
Krok 5
Vyberte způsob zničení dokumentů obsažených v aktu. Lze je spálit nebo použít k tomuto účelu skartovačku. Někdy jsou materiály, které mají být zničeny, předány k likvidaci specializovanému podniku, přičemž je vypracován postup s osvědčením o převzetí a odpovídající fakturou. Druhá metoda se nejčastěji používá, když je objem dokumentace značný. K zajištění důvěrnosti se předávání případů a jejich zničení obvykle provádí pod dohledem zaměstnance organizace.
