Termín fac simile - z latiny znamená „dělat rád“. Faksimilní podpis je klišé ve formě pečeti nebo razítka, na kterém je vlastnoruční podpis osoby, která podle předpisů podniku nebo organizace podepisuje dokumenty, vyřezán s maximální mírou spolehlivosti do zrcadla obraz.
K čemu je faxový podpis?
Mechanický analog vlastnoručního podpisu vedoucího nebo jiného odpovědného úředníka - faxový podpis - se používá v kancelářské práci mnoha podniků a organizací. Může to být vyžadováno v nepřítomnosti samotného vlastníka podpisu, pokud je nutné sepsat nějaký naléhavý dokument, a navíc jej může použít sám vlastník, jemuž donesou celé hromady papírů k podpisu. Z mnoha důvodů je však rozšířené používání faxových podpisů ve finančních, ekonomických, právních a daňových právních vztazích poměrně riskantní.
Časté jsou případy, kdy se faxová pečeť vedoucího dostala do rukou bezohledných zaměstnanců, proto se v roce 2004 objevil dopis Ministerstva daní a poplatků č. 18-0-09 / 000042 „O používání faxu podpis „jasně definoval případy, kdy je jeho použití přísně zakázáno … Podle tohoto dopisu není faxový podpis uveden a není považován za platný u různých druhů plné moci, faktur, platebních a jiných finančních dokumentů. V dopise jsou rovněž uvedeny případy, kdy je použití faxu považováno za přijatelné.
Pokud organizace zajišťuje používání faxů, je nutné jmenovat zaměstnance odpovědného za jeho ukládání a tuto odpovědnost zafixovat v jeho popisu práce.
Když lze použít podpis faksimile
V občanskoprávních vztazích lze použít faxový otisk podpisu, v tomto případě je jeho použití upraveno v čl. 160 odst. 2 občanského zákoníku Ruské federace. Stanovuje, že podmínkou platnosti takového podpisu může být, není-li stanoveno zákonem, prostá dohoda stran. To znamená, že je-li použití faxu plánováno na konci transakce, musí strany rovněž uzavřít další dohodu v tomto smyslu.
V dohodě, která stanoví použití faksimilních podpisů, je bezpodmínečně nutné stanovit dobu platnosti.
Tato dohoda se může týkat pouze jedné konkrétní transakce nebo může stanovit všechny následné transakce, které organizace plánuje uzavřít s touto protistranou. Nezapomeňte v této dohodě uvést typy dokumentů, na které se vztahují její normy. Vedle dohody musí vedoucí organizace zajistit, aby bylo toto faxové razítko přísně zaznamenáno a sledováno. Svým rozkazem jmenuje osoby, které mají právo používat faxový podpis, specifikuje druhy dokumentace, kde je lze použít, a uvádí seznam opatření a opatření k zajištění její bezpečnosti.
