Teleponogram znamená zobecněný název pro dokumenty předávané ústně po telefonu. Slouží k přenosu servisních informací zpravidla v nouzových případech, kdy je třeba adresáta na něco naléhavě upozornit, odeslat zprávu, poslat pozvánku.
Nezbytné
papírnictví, telefonní čísla příjemců, deník odchozí pošty, telefonní komunikace
Instrukce
Krok 1
Připravte text telefonní zprávy. Stručně uveďte podstatu zprávy, doporučená délka textu je maximálně 50 slov. Pokud telefonická zpráva obsahuje náznak události, která by se měla v budoucnu uskutečnit: schůzka, schůzka, sepsání aktu atd., Pak nezapomeňte uvést konkrétní místo a čas události.
Text by měl být formulován tak, aby byla vyloučena možnost dvojího výkladu.
Krok 2
Vypracujte telefonickou zprávu na papír podle pravidel pro vypracování dopisu z hlavy. Dokumentu s textem tedy musí být přiřazeny náležitosti: jedinečné číslo a datum kompilace. Telefonní zprávu podepisuje osoba, jejímž jménem bude odeslána.
Krok 3
Určete příjemce telefonické zprávy. Pokud existuje několik příjemců, vytvořte kromě textu zprávy také seznam příjemců. Takový seznam je vypracován na samostatném listu, obsahuje názvy organizací, kterým by měla být zasílána telefonní zpráva, a odpovídající telefonní čísla.
Krok 4
Zaregistrujte telefonní zprávu do protokolu odchozích korespondencí. Pokud je telefonická zpráva ve vašem pracovním postupu vzácná, zaregistrujte se pomocí obecného deníku. V případě, že se k tomuto způsobu přenosu informací pravidelně uchýlíte, vytvořte si samostatný deník pro telefonní zprávy, takže pro vás bude pohodlnější navigovat.
Krok 5
Zavolejte adresátovi a požádejte o telefonickou zprávu. Vyhledejte a zaznamenejte polohu, příjmení, jméno, příjmení osoby přijímající telefonní zprávu.
Krok 6
Řekněte předplatiteli:
- pozice, příjmení, jméno, příjmení osoby, jejímž jménem je zasílána telefonní zpráva;
- vaše pozice, příjmení, jméno, příjmení a telefonní číslo.
Diktujte text telefonní zprávy. Po přenosu textu požádejte účastníka, aby si znovu přečetl telefonní zprávu a zkontroloval správnost jejího záznamu.
Krok 7
Zjistěte od účastníka příchozí registrační číslo telefonní zprávy, zapište si jej.
