Různé složky a klasifikátory se již dlouho staly součástí nejen kancelářského, ale i domácího prostředí. Jedná se skutečně o velmi pohodlný způsob ukládání i tematické distribuce dokumentů. Ale když je příliš mnoho složek, je problém s jejich distribucí v pracovním prostoru.
Nezbytné
- - složky;
- - zásobníky papíru;
- - samolepky;
- - krabice;
- - pero.
Instrukce
Krok 1
Pochopte obsah složek. Mělo by být uspořádáno podle nějaké obecné zásady, aby bylo snazší najít konkrétní dokument. Například studenti by měli určit složku pro každý předmět. Pracující může provádět distribuci podle oblasti činnosti a také přidělit dvě nebo tři složky pro zvlášť důležité nebo urgentní práce. Po výběru klasifikačního systému uspořádejte všechny papíry podle systému a nalepte na složky samolepky se záznamem toho, co je v nich uloženo.
Krok 2
Zjistěte, jak nejlépe uspořádat výsledné složky. Pokud jsou velké a stabilní, můžete je jednoduše uspořádat na polici podle tématu. Tenké a flexibilní složky se nejlépe ukládají vodorovně. Použití velkých stohů je však nepohodlné, proto je skládejte najednou do zásobníků papíru. Přitom dodržujte také tematickou klasifikaci, abyste usnadnili vyhledávání informací.
Krok 3
Pokud potřebujete na polici tenké složky, použijte dělič. Může být buď ve formě přepážky oddělující jednu část police od druhé, nebo ve formě vertikálního otevřeného podnosu na papíry. Když tedy vyjmete jednu složku z police, zbytek nezačne padat a nebude tam nepořádek.
Krok 4
U velmi velkého počtu složek, jako je organizace úložiště v podnikovém archivu, použijte úložný systém ve stojanech. Papíry jsou tedy uloženy ve státních depozitářích. Současně jsou složky uloženy ve speciálních krabicích instalovaných na regálech. Zvláštností těchto krabic je, že se neotevírají shora, ale ze strany, což vám umožňuje získat složku, kterou potřebujete. Bez vyjmutí celé těžké nádoby ze stojanu. Na stejný boční kryt má smysl nalepit štítek s informacemi o tom, jaké dokumenty jsou uvnitř úložné části.
