Když organizace shromažďuje dokumentaci, která vyžaduje krátkodobé nebo dlouhodobé skladování, je nutné ji uspořádat a sešívat složky s měkkým nebo pevným obalem. Každý konkrétní případ může mít své vlastní požadavky na design archivu a postup prací, protože v této oblasti neexistují přísné legislativní normy. Definuje však základní principy, které zkušení úředníci obvykle dodržují.
Nezbytné
- - černá olověná tužka;
- - administrativní šídlo (nebo zařízení UPD);
- - svorka;
- - šicí jehlu;
- - šňůra nebo nylonová nit;
- - nůžky;
- - list bílého papíru;
- - papírnické lepidlo;
- - Pokrýt.
Instrukce
Krok 1
Po prozkoumání hodnoty dokumentace ji očíslovejte umístěním pořadového čísla (v chronologickém pořadí) do pravého horního rohu každého listu černou olověnou tužkou. Začněte s prvním obrácením; seznam titulů obsažených dokumentů a poslední strana nemusí být očíslovány. Ujistěte se, že čísla nepřesahují text.
Krok 2
Uprostřed levého okraje každého dokumentu vytvořte dva páry děr se speciálním administrativním šídlem. Abyste zabránili rozpadnutí stohu papírů, zajistěte jej ve svorce. Úředníci zpravidla umisťují otvory do svislé čáry, přičemž mezi každým otvorem musí zůstat alespoň 3 cm. Pokud má list úzký okraj, můžete na okraj přilepit bílý proužek.
Krok 3
Pro blikání dokumentace použijte speciální stroj (UPD). To výrazně sníží vaši práci, protože s tímto zařízením můžete propíchnout stoh dokumentů o tloušťce 10 cm najednou. Pečlivě si přečtěte pokyny a pracujte opatrně - vrtačka se velmi zahřívá.
Krok 4
Začněte šit složku pomocí speciálního provazu se sponou nebo silné nylonové nitě a šicí jehly. Pro bezpečné potvrzení odevzdejte dvakrát archivu. Volné "ocasy" šňůry (asi 5-6 cm) protáhněte prostředním otvorem na slané straně "knihy" a vytvořte silný uzel.
Krok 5
Z hustého bílého papíru vystřihněte kruh (průměr asi 4 cm) a zalepte ním uzel. Používejte běžné papírnické lepidlo. Popadněte štítek s pečetí, připevněte pod něj certifikační podpis a datum. Pokud již byla složka svázána bez potvrzovací stránky, je možné ji vložit na vnitřní stranu obálky.
Krok 6
Zasuňte přichycenou složku do speciálního obalu nebo svažte dokumenty pomocí stroje. Pro dlouhodobý archiv se doporučuje zvolit tvrdý obal, v ostatních případech jsou vhodné i kartonové „oděvy“nebo z tlustého křídového papíru. V každém případě by se mělo jednat o produkt pro firemní tisk navržený v souladu s firemním stylem.
