Odpisování dokumentů je poslední fází ve vytváření knihovního fondu. Když budou zrušeny, předplatné a studovny uvolní své úložiště z publikací, které zabírají místo, ale čtenáři je zcela nevyzvednou. Hlavním dokumentem upravujícím postup při výběru knih ze sbírek je „Pokyn k účtování o knihovním fondu“schválený v roce 1998. Na jeho základě si můžete vytvořit vlastní algoritmus jednání pracovníků knihovny při odpisování literatura.
Instrukce
Krok 1
Vytvořte provizi za odpis dokumentů z fondu knihovny. Měla by zahrnovat ředitele knihovny (bude také předsedou komise), jeho zástupce, vedoucí akvizice, úschovy knih, výpůjček, čítárny a vedoucí knihovníků těchto oddělení. Pokud je knihovna specializovaná (univerzita, škola, podnik atd.), Nezapomeňte do práce komise zapojit přední odborníky v oblasti činnosti organizace. Například komise pro odepisování literatury z univerzitní knihovny by měla zahrnovat prorektory pro akademickou a vědeckou práci a vedoucí hlavních kateder.
Krok 2
Připravte si literaturu k vyřazení. Ve většině knihoven se výběr knih, které mají být staženy ze sbírky, provádí průběžně. Po celý rok zaměstnanci ukládali staré publikace, které nelze obnovit a opravit, duplikáty kopií, knihy se značnými vadami atd. Na samostatný stojan. V průběhu pravidelných kontrol částí knihovního fondu jsou odhaleny ztracené publikace, vedlejší literatura i knihy a další dokumenty, které čtenáři nevyžadují a jsou zastaralé obsahem.
Krok 3
Seznamte členy komise s publikacemi připravenými na zrušení. Konečné rozhodnutí přijmou odborníci po komplexní analýze každé položky a položky. Zvláštní pozornost by měla být věnována vyloučení vedlejší a zastaralé literatury. Může představovat například historický zájem nebo mimořádný pohled na vědecký problém.
Krok 4
Rozdělte literaturu do skupin podle důvodu odpisu. Pro každou skupinu vyhotovte výpis z odpisu ve dvou kopiích (pro účetnictví a knihovnu). V něm uveďte složení provize, počet odepsaných knih, jejich celkové náklady a důvod pro vyloučení literatury z fondu. Akt musí podepsat všichni členové komise. Nezapomeňte k němu přiložit kompletní seznam publikací vypracovaný ve formě tabulky s následujícími sloupci: - číslo v pořadí; - inventární číslo publikace; - autor, název, rok vydání; - cena jedné kopie; - počet kopií; - celkové náklady.
Krok 5
Dělejte si poznámky o odepisování literatury ve všech účetních formách: inventární kniha, souhrnná kniha, registrační karty. Z tradičních a elektronických katalogů odstraňte karty a popisy publikací stažených z fondu.
Krok 6
Rozhodněte se, kam poslat vyřazené publikace. Existuje několik možností: prodej čtenářům (pokud je taková možnost stanovena v předpisech o placených knihovnických službách), bezodplatný převod do jiných knihoven a informačních středisek, recyklace (sběrový papír), likvidace. Pokud plánujete prodej literatury, vyžádejte si předchozí souhlas vedení a informujte účetní oddělení organizace.
Krok 7
V souladu s rozhodnutím uvolněte v prostorách knihovny vyřazené publikace. Předložte dokumenty účetnímu oddělení a obdržíte potvrzení, že tato literatura byla odstraněna ze zůstatku knihovny.
