Pokud je nutné zaslat oficiální dokumenty adresátovi: prohlášení, stížnost, kopie prohlášení o stížnosti a další - korespondence je nejen důležitá, ale i právně významná. Aby k dodání mohlo dojít z hlediska zákona, je nutné dodržet určitý postup.
Instrukce
Krok 1
Připravte dokument, který má být odeslán příjemci ve dvou vyhotoveních. Jeden z nich s tebou musí zůstat.
Krok 2
Pokud je to možné, doručte dokument osobně. Předejte přímo příjemci nebo jeho oprávněnému zástupci. Pravomoci zástupce lze ověřit plnou mocí nebo vyplývat ze zákona. Je bezpečnější předat korespondenci adresovanou soukromé osobě proti přijetí. Pokud předáváte dokumenty právnické osobě, proveďte to prostřednictvím sekretariátu nebo kanceláře. Pokud je příjemcem úředník, můžete použít kteroukoli z těchto možností.
Krok 3
V případě osobního doručení se ujistěte, že vaše kopie obsahuje potvrzení od osoby, která obdržela korespondenci. Osoba, které dokument předáváte, musí napsat slovo „přijato“, své příjmení a iniciály, jakož i aktuální datum a samozřejmě zanechat podpis. Pokud je zaměstnancem organizace, mělo by být rovněž uvedeno jeho postavení.
Krok 4
V případě potřeby předejte korespondenci příjemci prostřednictvím kurýra nebo zprostředkovatele a nezapomeňte je poučit, kdo a jak ji doručit.
Krok 5
Pokud nemůžete doručit korespondenci osobně nebo ji příjemce odmítne přijmout, využijte poštovní služby. Měl by být zaslán doporučeně s oznámením a seznamem příloh. V některých případech je to jediná možnost, kdy soud nebo jiný oprávněný orgán uzná službu za platnou. Jako potvrzení skutečnosti, že adresát obdržel dopis, vám bude vrácen dokument - e-mailové oznámení. Soupis přílohy je nutný, aby měl doklad o zaslání poštou ne prázdný dopis nebo cizí dokument, konkrétně ten, který je třeba doručit.
Krok 6
Jakmile se vám oznámení vrátí, připojte jej a seznam příloh ke zbývající kopii dokumentu. Uchovávejte, dokud již není nutné.
