Některé oblasti činnosti vyžadují systematizaci zboží, výrobků a dokumentů. Kartotéku lze použít nejen ve výrobě. Bude to užitečné například pro osobu, která sbírá známky nebo mince, nebo pro květinářství. Obecně platí, že kdekoli potřebujete rychle najít ten správný mezi velkým množstvím některých objektů.
Instrukce
Krok 1
Informace obsažené v souboru musí být snadno přístupné bez ohledu na velikost datového úložiště. Proto rozdělte celý svazek na bloky, například abecedně nebo podle data. To vám pomůže v krátké době najít potřebné informace (kartu).
Krok 2
Všechny položky v souboru musí být čisté. Například pokud jsou jména psána ručně, měla by být srozumitelná, bez blotů, protože tak bude obtížné najít informace, které potřebujete.
Krok 3
Soubor musí být uložen na určeném místě, například ve stojanu. Krabice se musí shodovat s velikostí karet. Nezapomeňte provést inventarizaci obsahu, takže nemusíte neustále listovat zbytečnými daty. Jakmile se data doplní, zadejte informace do inventáře.
Krok 4
Značky hledání obsažené v prvcích indexu karty (karty, soubory atd.) Musí být přísně systematizovány. Například pokud se jedná o kartový index pro květiny, musí být vyhledávací značky („klíče“) ve všech prvcích zobrazeny stejným způsobem. Chcete-li to provést, vytvořte „kostru“vyhledávacího prvku.
Krok 5
Řekněme, že chcete sestavit kartotéku svých květin. Všechny mají různé vlastnosti, ale skládají se z řady identických prvků: květenství, stonek, list, kořen atd. V souladu s tím musí být všechny tyto prvky obsaženy v „kostře“. Například název je „slunečnice“, tvar květenství je „kulatý“, barva je „žlutá“atd.
Krok 6
Ke každému shromažďování údajů by měl být připojen „Seznam kritérií vyhledávání“. V archivu složeném z běžných karet to může být textový dokument; pro formulář virtuálního archivu - rozevírací seznam, ze kterého si uživatel vybere znamení, které potřebuje. Pokud uchováváte elektronickou registrační skříňku, nezapomeňte vytvořit vyměnitelný disk, protože pevný disk se může kdykoli vypálit.
